Por qué tener un catálogo personal cambia la economía del negocio
El primer proyecto en QOSTUM te lleva 8 horas. Si construyes bien tu catálogo, el quinto te lleva 2, y el décimo te lleva 1. La pendiente de aprendizaje en este negocio depende de cuán bien capitalizas tu trabajo previo.
Cada vez que cotizas una partida, estás haciendo investigación: confirmaste un precio, validaste un rendimiento, ajustaste una merma. Si ese trabajo se queda en el .qstm del cliente y nunca lo recuperas, lo tiras a la basura. Si lo guardas en tu catálogo personal, lo capitalizas.
QOSTUM tiene dos mecanismos complementarios para ese capital:
- Catálogo activo dentro de cada presupuesto — vive en el archivo
.qstmdel proyecto y viaja con él. - BDD personal — un archivo
.qstmindependiente que mantienes como tu base de referencia y de donde cargas lo que necesitas cuando empiezas un proyecto nuevo.
Este tutorial es sobre cómo construir la segunda — porque la primera ya la usas cada día sin pensar.
Después de 5 proyectos serios cotizados en QOSTUM, deberías tener ~300-400 insumos y ~30-50 cédulas compuestas en tu BDD personal. Con eso cubres el 80% de lo que cotizas en proyectos residencial o comercial promedio. El resto se va añadiendo proyecto a proyecto.
Insumos vs cédulas compuestas
Antes de empezar a guardar, distingue las dos cosas que vas a coleccionar. No son lo mismo y se gestionan distinto.
Pieza individual
Un insumo es un recurso atómico: un saco de cemento, una hora de albañil, una hora de mezcladora, un metro de tubería. Tiene tipo (MAT/MDO/MAQ/REN/SUB/OTR), descripción, unidad y precio.
- Precios verificados que reutilizas
- Especificaciones técnicas (norma, presentación)
- Variantes regionales (cemento GT vs MX)
APU pre-armado
Una cédula es una partida lista para usar: insumos + cantidades + rendimientos ajustados. Por ejemplo "1 m³ de concreto f'c=210 elaborado en el proyecto" ya viene con sus 7 sacos de cemento, 0.56 m³ de arena, 1.5 h de albañil, etc.
- Cotizar nuevas proyectos en segundos (insertas y solo cambias cantidad)
- Mantener rendimientos consistentes
- Construir tu "biblioteca" técnica
La regla mental simple: los insumos son los ingredientes y los elementos compuestos son las recetas. Un compuesto usa insumos; un insumo no usa nada (es atómico).
Crear un insumo en tu catálogo
El paso más básico. Estás cotizando un proyecto y descubres un material/MO/equipo que no tenías cargado.
Abre el modal de Catálogo
Desde el editor de presupuesto, clic en "Buscar en Catálogo" o en el botón "+ Catálogo" de la fila donde quieres agregar el insumo.
Da clic en "+ Simple"
Esto crea un insumo nuevo. Aparece una fila editable donde llenas: tipo (MAT/MDO/MAQ/REN/SUB/OTR), código (libre), descripción, unidad, precio.
Llena cuidadosamente la descripción
La descripción es lo que verás dentro de un año cuando intentes recordar qué es. Sé específico: Cemento Portland CPC 30R (saco 50 kg) es mejor que Cemento. Incluye norma o marca cuando importe.
Confirma con Enter o haz clic fuera
El insumo queda guardado en el catálogo activo del presupuesto. Ya puedes usarlo en cualquier partida con "+ Catálogo".
Una convención simple que funciona: tipo + número secuencial dentro de cada familia. MAT001, MAT002… para materiales, MDO001, MDO002… para mano de obra. QOSTUM no exige nada, pero un código consistente ayuda al ordenar y buscar.
Editar y mantener insumos al día
Los precios cambian. Un catálogo desactualizado vale poco. Saber actualizar rápido es 30% del juego.
Para editar cualquier insumo del catálogo activo:
- Abre el modal "Buscar en Catálogo".
- Localiza el insumo (puedes filtrar por código o descripción).
- Haz clic directamente sobre el campo a modificar (descripción, unidad, precio).
- Edita y confirma con Enter.
El cambio queda en el catálogo activo del presupuesto. Si quieres que ese cambio se propague a otros proyectos, tienes que guardar el catálogo actualizado en tu BDD personal (sección 7 de este tutorial).
Cuando cambias el precio de un insumo en el catálogo, las partidas que ya lo usan en tu presupuesto NO se recalculan automáticamente — por diseño, para proteger cotizaciones cerradas. Si quieres que un cambio se aplique a las partidas existentes, tienes que reinsertarlas o editar manualmente cada subelemento donde aparece.
Eliminar un insumo
Selecciona el insumo en el catálogo y da clic en "Eliminar Selección". Confirmación obligatoria. Si el insumo está en uso por alguna partida del presupuesto activo, la app te avisa antes — no te deja borrar a ciegas algo que va a romper partidas existentes.
Crear cédulas compuestas (APU)
Aquí está el verdadero capital. Una cédula bien armada se reutiliza decenas de veces en proyectos distintos.
Desde el editor de presupuesto:
Clic en "+ Compuesto"
Crea una nueva partida tipo PAR. Llena código, descripción y unidad (m³, m², ml, pza…) de lo que la partida produce.
Expande la partida
Clic en la flecha al lado del código para mostrar el área donde van los subelementos. Esta es la cédula propiamente.
Agrega insumos uno por uno
Usa "+ Catálogo" para insertar desde tu catálogo o "+ Simple" para crear un insumo nuevo dentro de la cédula. Cada subelemento lleva su cantidad por unidad de proyecto (rendimiento) y la app calcula el aporte automáticamente.
Revisa el costo unitario
Cuando termines, el costo unitario aparece en la fila de la partida. Compáralo con tu referencia — si está fuera de rango, hay algo mal en los rendimientos.
Marca la partida y da "Agregar a Catálogo"
Esto guarda la cédula completa en tu catálogo activo. La próxima vez que necesites esta partida en otro proyecto, la insertas desde el catálogo con todos sus subelementos en su lugar.
Las cédulas que vale la pena guardar son las que cumplen tres condiciones: (1) describen una unidad de proyecto clara (no "proyecto varia"); (2) tienen rendimientos basados en experiencia o referencias técnicas, no inventados; (3) son lo bastante genéricas para reutilizar pero lo bastante específicas para ser útiles. "Concreto f'c=210 elaborado en el proyecto" sí; "Concreto del proyecto del Sr. González" no.
Reutilizar entre proyectos
El catálogo vive dentro del archivo .qstm del proyecto. Para reutilizar en otro proyecto, tienes que mover el catálogo de un archivo a otro.
La forma simple — Mantener Catálogo
El header del presupuesto tiene un checkbox "Mantener Catálogo". Si lo marcas, cuando abres un proyecto nuevo el catálogo del proyecto anterior queda disponible. Es lo más rápido si trabajas continuo en proyectos similares.
La forma robusta — Cargar catálogo desde archivo
Cuando inicias un proyecto nuevo y la app pregunta qué catálogo quieres usar:
- Selecciona "Cargar desde archivo".
- Apunta al
.qstmde tu BDD personal (ver sección siguiente). - El catálogo entero queda cargado en el proyecto nuevo, listo para usar.
La forma directa — Enviar a Gestión de Catálogos
En el modal del catálogo del presupuesto, junto a "Exportar Catálogo", el botón "Enviar a Gestión de Catálogos" abre tu catálogo activo en ese módulo sin exportar ni importar nada: ahí lo limpias, lo completas y lo descargas como .qcat para reutilizarlo en cualquier proyecto. El puente también regresa: desde Gestión de Catálogos, Herramientas → Enviar a Presupuestos te devuelve el catálogo directo al módulo (verás "Catálogo recibido…" al abrirlo; si ya tenías catálogo activo, eliges entre reemplazar o añadir), con su moneda y proveedores. Y si prefieres el archivo, "Exportar Catálogo" genera un .qcat que conserva la moneda y los proveedores cuando el catálogo venía de uno.
La forma quirúrgica — Copiar partidas entre pestañas
QOSTUM permite tener varios presupuestos abiertos en pestañas a la vez. Si tienes tu BDD personal abierta en una pestaña y tu proyecto nuevo en otra, puedes seleccionar una partida y copiarla de una pestaña a la otra. El subárbol de cédula viaja completo con sus subelementos.
Mantén tu BDD personal abierta como primera pestaña siempre. Cuando empiezas un proyecto nuevo (segunda pestaña), arrastras o copias las cédulas que necesitas. Es la forma más controlada — solo te llevas lo que vas a usar realmente, sin contaminar el catálogo del proyecto nuevo con cientos de partidas innecesarias.
Tu BDD personal: un .qstm vivo dedicado
La recomendación más importante de este tutorial. Crea UN archivo .qstm que sea tu base de datos personal — y manténlo religiosamente.
La idea es simple: un archivo .qstm que no es un presupuesto de ningún cliente real. Es solo el repositorio de tu mejor trabajo: tus insumos verificados, tus cédulas refinadas, tus rendimientos confirmados. Lo llamas algo como BDD_PERSONAL_TuNombre.qstm y lo mantienes vivo a lo largo de los años.
Cómo arrancarla
Crea un presupuesto nuevo vacío
En el dashboard, clic en "+ Nuevo" → no le pongas información de cliente, ponle "BDD PERSONAL" en el nombre del proyecto.
Carga el catálogo del primer proyecto que terminaste
Importa el catálogo (no las partidas — solo el catálogo) de tu primer proyecto serio. Es tu punto de partida.
Limpia: elimina lo dudoso
Borra los insumos cuyos precios eran adivinanzas. Borra las cédulas que armaste contra reloj. Quédate solo con lo que TE FIRMARÍAS hoy si tuvieras que defenderlo.
Guarda el .qstm en un lugar seguro
Carpeta dedicada (no la del proyecto), con backup automático (OneDrive, Dropbox, Drive). Es el archivo más valioso que tienes en términos de productividad.
Establece la rutina de actualización
Cada vez que termines un proyecto, abre tu BDD personal y agrega/actualiza: precios verificados, cédulas nuevas que armaste, rendimientos confirmados en el proyecto real.
Versionar tu BDD
Cada vez que actualices tu BDD personal, súbele el número de versión: BDD_PERSONAL_TuNombre_v002.00.qstm, v003.00.qstm, etc. No borres las versiones anteriores. Si algún día te das cuenta que cambiaste un precio mal, puedes volver a una versión previa.
La BDD personal es referencia, no producción. Cuando vayas a cotizar un proyecto real, abre un .qstm nuevo y CARGA el catálogo de la BDD. No edites directamente el archivo de la BDD durante la cotización — eso mezcla "cosas verificadas" con "cosas en proceso" y termina contaminándote la fuente de referencia.
Mantenimiento mensual de tu BDD
Sin mantenimiento, tu BDD se desactualiza en 3-6 meses. Con 30 minutos al mes, se mantiene útil por años.
Una rutina simple que funciona:
Día fijo cada mes
Agenda 30-45 minutos el primer lunes de cada mes para "mantenimiento de BDD". Si no lo agendas, no pasa.
Actualiza precios del Top 20 materiales
Cemento, varilla, bloque, arena, grava, tubería PVC, cable eléctrico, pintura, mortero seco, cerámica… Los 20 que más usas. Una llamada al proveedor o un check al portal y actualizas precio + fecha.
Suma cédulas nuevas del último mes
Revisa los proyectos que terminaste o avanzaste el mes pasado. Si armaste cédulas nuevas que valen la pena, cópialas a tu BDD personal.
Limpia lo obsoleto
Si tienes insumos o cédulas que llevan más de un año sin usarse Y sus precios son viejos, elimínalos. Una BDD enorme pero desactualizada es peor que una BDD pequeña pero confiable.
Guarda nueva versión y respalda
Súbele el número de versión, guarda en tu carpeta dedicada, confirma que el backup en la nube se sincronizó. Listo hasta el próximo mes.
Una BDD personal saludable tiene: (1) al menos 80% de sus insumos con precio actualizado en los últimos 90 días; (2) cédulas con descripciones que entenderías sin contexto adicional; (3) un código de organización (familias por tipo, por categoría) que te permite navegar en menos de 30 segundos al insumo que buscas. Si fallas en alguna, ahí está el siguiente trabajo.
¿Y ahora qué?
Si llegaste aquí y todavía no tienes tu BDD personal, este es el momento. Estos tutoriales complementan lo que aprendiste: