Por qué importan tanto
Tus partidas pueden estar perfectamente cotizadas y aun así el presupuesto entregado al cliente puede estar muy mal. La razón está aquí.
Cuando QOSTUM calcula el precio que el cliente paga por cada partida, no usa solo el costo directo de materiales y mano de obra. Aplica tres capas adicionales en cascada:
- Indirectos — los gastos que no se pueden asignar a una partida específica, pero existen.
- Utilidad — tu margen de ganancia.
- Impuestos — el IVA o equivalente local que cobras al cliente.
Si dejas estos parámetros en los defaults de QOSTUM sin pensar, una de dos cosas pasa: cobras de menos (pierdes plata sin saberlo) o cobras de más (pierdes la cotización contra un competidor más afinado). En ambos casos, el problema no está en cómo cotizaste las partidas — está en estos tres porcentajes.
Un usuario tenía indirectos en 5% por inercia (default antiguo). Hizo un proyecto de $500,000. Sus indirectos reales ese mes fueron 14%. Perdió $45,000 netos en ese solo proyecto. No por mala cotización — por un solo número mal configurado en una pantalla que rara vez visitaba.
Los tres parámetros
Cada uno tiene un significado específico. Mezclarlos o ponerlos en el lugar incorrecto distorsiona todo el presupuesto.
Indirectos
Gastos del negocio que no son específicos de una partida pero sí del proyecto: oficina, vehículo, supervisión, comunicación, papelería, software, fianzas. Se expresan como % del costo directo.
Utilidad
Tu margen de ganancia antes de impuestos. Es la plata que efectivamente te queda en el bolsillo. Se aplica sobre la suma de costo directo + indirectos.
Impuestos
El IVA, IGV, ITBMS, o equivalente local que cobras al cliente y entregas al gobierno. No es tu plata. Se aplica sobre el subtotal con utilidad.
El error más frecuente: poner "30% de utilidad" pensando que ese es el margen que te queda. No. El 30% se aplica antes de impuestos, y los impuestos a su vez se aplican sobre el subtotal con utilidad. El margen real que te llega al bolsillo siempre es menor que el porcentaje que escribiste. Más adelante te muestro la matemática.
La fórmula en cascada
Los porcentajes no se suman — se aplican uno tras otro. Esto es lo que pasa con cada peso de costo directo:
De cada $1,559 que el cliente paga, $224 son tu utilidad bruta. Eso es 14.4% sobre el precio final — no 20%, aunque pusiste "20% de utilidad". Esta diferencia entre porcentaje configurado y porcentaje real sobre venta es la fuente del 90% de la confusión.
Si quieres que te quede 25% del costo directo en el bolsillo, no pongas "25% de utilidad". Hazlo al revés: ponte el porcentaje y revisa cuánto te queda neto. Ajusta hasta llegar al margen deseado. QOSTUM te muestra el desglose en vivo.
Calcular tus indirectos reales
Aquí está la práctica común y aquí está la práctica correcta. La diferencia se siente en fin de año.
Los indirectos son tu costo de operar la empresa, distribuido entre los proyectos que ejecutas. La forma correcta de calcularlos es:
Indirectos % = (Gastos fijos anuales ÷ Costos directos anuales) × 100
Qué entra como indirecto
- Renta de oficina o bodega
- Sueldo de personal administrativo (secretaria, contador, residente fijo)
- Servicios: luz, internet, agua de oficina
- Vehículo de la empresa: gasolina, mantenimiento, seguro, depreciación
- Software: QOSTUM, contabilidad, AutoCAD
- Marketing: sitio web, ads, tarjetas, viáticos comerciales
- Honorarios profesionales recurrentes: contador, abogado
- Fianzas y pólizas de cumplimiento
- Depreciación de herramienta menor
- Imprevistos: 1-2% adicional para lo inevitable
Ejemplo de cálculo
Si el año pasado ejecutaste $2.6M y este año esperas ejecutar $1.5M, tus gastos fijos siguen siendo los mismos. El % de indirectos debería subir proporcionalmente para que no se te coma la utilidad. Revisa este número al menos cada 6 meses.
Rangos típicos por tipo de negocio
- Contratista solo, sin oficina: 5-8%
- Empresa pequeña con oficina: 10-15%
- Empresa mediana con varios proyectos simultáneos: 15-22%
- Empresa grande o con proyecto pública: 18-30%
Definir tu utilidad
Aquí no hay fórmula contable. Hay estrategia de negocio.
La utilidad es la plata que tú decides ganar en cada proyecto. No es una verdad descubierta como los indirectos — es una posición que tomas en el mercado.
Cuatro factores a considerar
Riesgo del proyecto
Proyectos con plazo apretado, materiales volátiles, o cliente incierto = utilidad más alta. Proyecto repetitiva con cliente conocido = utilidad más baja.
Competencia
En licitaciones contra muchos competidores tendrás que ajustar. En proyectos negociados directamente con el cliente, tienes margen para subir.
Capacidad ociosa
Si tu equipo está ocioso, mejor un proyecto a 10% que ninguno a 20%. Si estás saturado, sube la utilidad para filtrar — solo aceptarás los buenos.
Costo de capital
¿Cuánto rinde tu dinero invertido en otra cosa? Si pones $1M en el proyecto durante 6 meses, ese capital debería ganar más que en un banco — al menos 8-12% anual proyectado.
Rangos sanos en proyectos
- Proyecto civil pública: 8-12%
- Vivienda en serie: 10-15%
- Remodelación residencial: 18-30%
- Proyectos de diseño o lujo: 20-40%
- Especialidades (impermeabilización, instalaciones): 25-35%
Bajar la utilidad para "ganar la cotización" parece estrategia, pero solo funciona si el resto de tus números están sanos. Si tus indirectos están subestimados, bajar utilidad te lleva directo a pérdida operativa. Antes de jugar con utilidad, asegúrate de que tus indirectos están reales.
Configurar impuestos
Este es el más simple, pero también donde hay errores tontos que cuestan caro.
El impuesto que cobras al cliente es el IVA / IGV / ITBMS / GST según tu país. No es plata tuya — la cobras y la entregas al fisco. QOSTUM lo agrega como una capa final sobre el subtotal con utilidad.
Tasas por país
- México: IVA 16% (8% en zona fronteriza)
- Colombia: IVA 19%
- Argentina: IVA 21%
- Chile: IVA 19%
- Perú: IGV 18%
- Panamá: ITBMS 7%
- España: IVA 21% (10% en reformas de vivienda en algunos casos)
Casos especiales
Cliente exento de impuesto
Si trabajas con un cliente fuera del régimen (gobierno extranjero, ONG con régimen especial), configura 0% en ese proyecto específico. No cambies el default global.
Retenciones aplicables
Algunos clientes te retienen 1-6% al pagar. No reduzcas tu IVA por eso — la retención es un anticipo de tu impuesto sobre la renta, no del IVA. Manéjala en contabilidad, no en QOSTUM.
Pequeño contribuyente / régimen simplificado
Si estás bajo régimen RESICO, monotributo, o equivalente, tu tasa puede ser muy distinta. Consulta con tu contador y pon la tasa que efectivamente cobras al cliente.
Cómo configurarlos en QOSTUM
El cambio toma 30 segundos. Lo importante es saber qué pones, no dónde pones.
Abre el proyecto y ve a "Parámetros"
En la pestaña de tu proyecto, busca el ícono de engranaje o la sección "Configuración del proyecto". Ahí están los tres campos.
Captura los tres porcentajes
Indirectos: tu cálculo. Utilidad: tu estrategia. Impuesto: tu tasa local. Aplica al guardar.
Verifica el desglose en el footer del presupuesto
El footer muestra la cascada completa. Si los números cuadran con lo que esperas, vas bien. Si te sorprende algún total, regresa y revisa.
Define tu plantilla por defecto
Si tus parámetros son estables, puedes guardarlos como predeterminados de tu cuenta. Los próximos proyectos arrancarán con esos valores y solo los ajustarás cuando haya excepción.
Indirectos e impuestos suelen ser estables — configúralos a nivel de cuenta y olvídate. Utilidad cambia por proyecto — ajústala al cotizar cada uno. Este flujo te quita 90% de la fricción.
Errores comunes que te cuestan
Los que más se repiten en los presupuestos que reviso. Si reconoces alguno en tus proyectos pasados, vale la pena ajustar el siguiente.
🚫 Sumar indirectos y utilidad como si fueran independientes
"Pongo 15% indirectos y 20% utilidad, total 35%". Falso. Los porcentajes en cascada producen un total efectivo mayor que su suma simple. 1.15 × 1.20 = 1.38, no 1.35.
🚫 Meter impuestos dentro del costo directo
Algunos cotizadores incluyen IVA en cada partida, y luego vuelven a sumarlo al final. Doble impuesto. El cliente paga de más y tu utilidad real sube falsamente. Mantén el costo directo siempre neto, sin IVA.
🚫 Indirectos en 5% "porque así viene"
El default histórico de muchos sistemas era 5%. En 2026 muy pocos negocios operan con indirectos tan bajos. Si nunca lo recalculaste, lo más probable es que estés subsidiando al cliente con tu margen.
🚫 Bajar utilidad sin tocar nada más
Para "ganar la cotización" bajas utilidad de 20% a 12%. ¿Qué pasó? Si tus indirectos están bien calculados, te quedaron exactamente 8 puntos menos de margen. Si están subestimados, entraste en pérdida y no lo sabes.
🚫 No revisar parámetros antes de exportar
Editaste utilidad para una propuesta especial y se quedó así. Tres proyectos después, sigues entregando al 10% sin querer. Revisa siempre la página de parámetros antes de exportar.
🚫 No actualizar indirectos cuando creció el negocio
Empezaste solo. Hoy tienes secretaria, residente, y vehículo. Tu % de indirectos del año pasado ya no aplica. Recalcula cada 6 meses o cada vez que sumas una persona o gasto fijo grande.
¿Qué sigue después de configurar tus parámetros?
Con los parámetros bien puestos, todo el resto del presupuesto cobra sentido. Estos tutoriales te ayudan a sacar el máximo: