Por qué migrar tu Excel
Tienes un presupuesto que funciona. ¿Por qué cambiar? Porque QOSTUM hace tres cosas que Excel no puede hacer bien.
- Fórmulas que se rompen al copiar
- Sin trazabilidad de cambios
- Imposible reusar partidas
- Reportes manuales por cada cliente
- Cascada automática multi-nivel
- Auditoría de cada modificación
- Catálogo reutilizable de 500+ insumos
- Reportes y Gantt auto-generados
QOSTUM no te obliga a reescribir nada. Importa tu estructura tal cual la tienes: códigos, descripciones, precios, cantidades. Lo que pierdes son los problemas de Excel, no tu trabajo.
Prepara tu Excel para la importación
Si tu Excel tiene una estructura mínima de capítulos y partidas, QOSTUM lo importa de inmediato. Estos son los requisitos.
Lo que QOSTUM espera ver
- Una columna de código (ej. 1, 1.1, 1.1.1) o un código alfanumérico (ej. CAP-100, PAR-101)
- Una columna de descripción (nombre de la partida o insumo)
- Cantidad y unidad (m², m³, ud, jor, etc.)
- Precio unitario y subtotal (opcional, QOSTUM lo recalcula)
Ejemplo de Excel listo para importar
Si tu Excel ya usa códigos como 1, 1.1, 1.1.1, QOSTUM infiere la jerarquía automáticamente. 1 es capítulo, 1.1 es partida, 1.1.1 es subpartida. Si no, no te preocupes: el asistente te deja asignar los niveles manualmente.
La estructura que QOSTUM detecta
QOSTUM convierte tu hoja plana en una estructura jerárquica con tres niveles canónicos. Esto es lo que hace por ti detrás de bambalinas.
Tu Excel (filas)
- 100 TRABAJOS PRELIMINARES
- 101 Limpieza
- 102 Trazo
- 200 CIMENTACIÓN
- 201 Excavación
- 202 Zapatas
QOSTUM (jerarquía)
- CAP Trabajos preliminares
- PAR Limpieza
- PAR Trazo
- CAP Cimentación
- PAR Excavación
- PAR Zapatas
Tres tipos canónicos
- CAP Capítulo — agrupador (ej. "Cimentación", "Estructura"). No tiene precio propio: suma sus hijos.
- PAR Partida — el item con precio (ej. "Excavación", "Muro de block"). Es lo que cotizas al cliente.
- MAT MDO MAQ Insumos — material, mano de obra, equipo. Lo que compone cada partida.
Está bien — QOSTUM importa lo que haya. Después puedes agregar insumos en cada partida cuando quieras hacer un APU detallado. No tienes que tener todo perfecto antes de empezar.
Importa tu Excel — paso a paso
El proceso completo toma menos de 5 minutos. Estos son los 5 clicks.
Entra a QOSTUM y abre la app
Desde el dashboard, haz clic en "Abrir QOSTUM". Verás el editor de presupuestos vacío con una pestaña activa.
Archivo → Importar Excel
En la barra de menú superior, haz clic en Archivo y luego Importar de Excel. Se abre el explorador del navegador.
Selecciona tu archivo .xlsx o .xls
Elige el archivo de Excel donde tienes tu presupuesto. QOSTUM lee la primera hoja por defecto; si tu presupuesto está en otra, puedes cambiar después.
Asigna las columnas (asistente)
QOSTUM muestra tu Excel y te pide confirmar: ¿qué columna es código? ¿cuál es descripción? ¿cuál es precio? Normalmente lo detecta solo y solo tienes que aprobar.
Click en "Importar"
Listo. Tu presupuesto está en QOSTUM con la estructura jerárquica armada. Ahora puedes editar, agregar insumos, mover partidas, todo desde el editor.
Tomarás 5-10 minutos la primera vez porque vas a revisar todo y a familiarizarte con el resultado. Las siguientes serán de 1 minuto: ya conoces tu Excel y QOSTUM.
Revisa el resultado de la importación
No confíes a ciegas — revisa que todo migró correctamente antes de seguir trabajando.
Lo primero que debes verificar
- El total general. Compara el total que ve QOSTUM con el total de tu Excel. Si son iguales, la cuantificación migró bien.
- El conteo de capítulos y partidas. En la parte inferior verás "X capítulos · Y partidas". Compara con tu Excel.
- Las descripciones largas. Asegúrate de que no quedaron truncadas (especialmente si tu Excel tenía celdas combinadas).
- Los precios de partidas clave. Abre 2-3 partidas grandes y verifica que el P.U. y subtotal coinciden con tu Excel.
Si encontraste alguna diferencia
No es problema, es lo normal en la primera vez. Te queda editar manualmente lo que esté mal o volver a importar con tu Excel corregido. QOSTUM te deja deshacer la importación entera si fue grave.
El proceso no modifica tu Excel original — solo lo lee. Pero si después corriges algo en QOSTUM y quieres conservar la versión "antes de migrar", guarda una copia de tu Excel con sufijo _pre_qostum.xlsx.
Errores comunes y cómo resolverlos
Los problemas que vemos repetirse — todos tienen solución rápida.
Celdas combinadas en encabezados
Si tu Excel tiene celdas combinadas (merge) en los títulos de capítulo, QOSTUM puede leer el texto mal.
Códigos duplicados
Si dos partidas tienen el mismo código (ej. dos veces "101"), QOSTUM importa solo la primera y omite las demás.
Precios con formato de texto
Si tus precios están como texto (ej. "$ 18.50" con el signo dentro), QOSTUM no los reconoce como números.
Filas vacías entre capítulos
Filas en blanco rompen la jerarquía y pueden interpretarse como nuevos capítulos.
Tu Excel tiene varios proyectos en hojas distintas
QOSTUM importa una hoja a la vez. Si tienes 3 proyectos en 3 hojas, importa cada una en un presupuesto separado (multi-pestaña).
Caracteres especiales (acentos, ñ, m²)
Si tu Excel viene de un sistema antiguo, puede tener problemas de codificación (ñ se ve como ñ).
Limpia y enriquece después de importar
Tu Excel está adentro. Ahora aprovecha lo que QOSTUM hace mejor que Excel.
Tareas posteriores recomendadas (en orden)
Configura los parámetros de tu negocio
Indirectos, utilidad, impuestos. Estos porcentajes se aplican automáticamente y QOSTUM los calcula en cascada. Ve a Info. del Proyecto → Parámetros.
Agrega APUs a tus partidas clave
Para las 5-10 partidas más grandes, agrega los insumos (MAT, MDO, EQU). Así tienes trazabilidad de cómo se construye cada precio. Ve a "Cómo armar un APU".
Marca tus partidas reutilizables
Las partidas que usas en otros proyectos (ej. "Muro de block 15cm") guárdalas en tu biblioteca. Click derecho → "Guardar en biblioteca". Para tu próxima proyecto ya las tienes.
Crea el cronograma (Gantt)
Una vez tienes el presupuesto en QOSTUM, exporta a Gantt en un click. Estructura WBS automática a partir de tus capítulos y partidas. Ve a "Tu primer Gantt".
Genera tu primer reporte profesional
PDF con totales, indicadores, branding tuyo, listo para enviar al cliente. Ve a "Tu primer reporte para cliente".
Importa primero. Tu presupuesto vivo en QOSTUM ya es mejor que en Excel aunque no agregues nada. Enriquece a tu ritmo en los próximos proyectos.
Estás listo. Esto es lo que te recomiendo siguiente.
Tu Excel ya vive en QOSTUM. Si quieres sacarle todo el valor a la plataforma, sigue estos tutoriales en orden.